Ces résultats synthétisés ont pour objectifs de récolter certaines informations quant à l’organisation du travail à la Fédé sous l’angle informationnel. Non exhaustifs et non quantitatifs, ces résultats serviront uniquement à proposer certaines réponses adaptées à la structure particulière qu’est la Fédé. Dix personnes ont répondu à un questionnaire dont la grille se trouve ici transposée sous différents aspects.


Types d’acteurs

Administrateurs

La plupart des administrateurs ont pour mission de gérer l’ensemble des activités de l’association. A ce titre leurs besoins en communication tant vers les autres membres qu’envers le public cible de la Fédé (les étudiants) sont nombreux. 

Certains des administrateurs Fédé siègent également au conseil d’administration de l’université au nom de la Fédé. Leurs missions : porter un avis ou un message aux autorités de l’université.

Vinoj au sein du conseil d’administration de la Fédé est le porte parole de l’association. Ses contacts ne sont pas disponibles au reste de l’association mais si la possibilité lui était offerte de les partager facilement, il en profiterait.

Cédric est secrétaire au sein du CA. Il s’occupe de prendre les pv, de régler les soucis administratifs. Il fait également partie du comité du Bal ULg. Ce comité se réunit occasionnellement pour organiser la plus grosse activité de la Fédé: le Bal ULg. 

Geoffrey est l’un des deux co-présidents de l’association. Son rôle est de veiller au bon fonctionnement administratif de l’association de façon formelle mais aussi de façon quotidienne sur le terrain. Les deux co-présidents modèrent les débats du CA et tiennent l’AG informée des principales décisions prises lors des réunions du conseil.

Jean-Yves officie aux mêmes foncions que Geoffrey. Il définit ses missions comme étant plus particulièrement centrées autour de l’image de la Fédé envers l’extérieur, de la présidence du CA et de la gestion journalière de l’association.



Membres de l’AG uniquement

L’AG est composée de membres bénévoles actifs au sein de la Fédé et d’étudiants présents en tant que simple observateur ou volontaire pour participer aux débats engageant les décisions importantes avalisées lors des réunions de l’assemblée.

Céline prend en charge la commission erasmus. Le rôle de cette dernière est de favoriser au mieux les contacts entre étudiants liégeois et étudiants erasmus. Les activités sont nombreuses et variées: soirées, visites, mini-trips, heures de conversation, ...



Permanents

Julien est l’un des trois employé travaillant à mi-temps en tant que permanent. Il s’occupe de l’accueil des étudiants (permanence), de la constitution du suivi et de l’étude de certains dossiers concernant l’enseignement ou les étudiants, des procédures administratives, de la gestion et la collecte d’informations, de la gestion du site internet, de la gestion des divers services Fédé, il collabore également au P’tit Torê et gère les stocks et commandes de matériel pour la Fédé.




Tâches et activités

Trésorerie : L’ensemble des membres doivent de temps en temps rédiger des notes de débours. Il s’agit de lister la plupart des frais et achats pour les justifier en tant voulu à l’université qui est le principal bailleur de fond de l’université. La procédure ne peut se faire que sur papier car les originaux des factures doivent être joints aux notes.

L’une des tâches incombant aux membres est de déplacer du matériel ou des livrables du centre ville au Sart-Tilman où l’association possède un local. Aucun suivi du matériel et de ses quantités n’est assuré. 
Quand Cédric doit règler un problème administratif, il s’informe auprès des permanents puis auprès des membresz du CA. Il contacte ensuite l’ULg ou l’organisme vis à vis duquel le problème se pose.

Jean-Yves entretient un certain nombre de contacts personnels avec les autorités académiques et politiques ainsi qu’avec la presse. Son rôle de co-président de l’association implique aussi un rôle de conciliation; chercher le compromis et concentrer les idées fait partie de ses attributions au sein du CA.

Cédric identifie certaines tâches à mettre en oeuvre lors de l’organisation du Bal de l’ULg: on organise des réunions de coordination, on contact les partenaires et les sponsors ensuite on donne le feedback au comité réuni dont l’autonomie est importante.

Les membres de la commission erasmus (dont Céline) assurent une certaine présence à la Fédé pour recevoir les étudiants ou organiser les heures de conversation, ils s’assurent également de la promotion de leurs activités via affiches et mails. Chaque année l’administration des étudiants nous envoie son listing comprenant les coordonnées des étudiants erasmus. L’organisation des activités nécessitent aussi de réserver et d’obtenir des informations précises, ces tâches incombent souvent aux permanents.

Julien, en tant qu’employé permanent, doit relayer les différentes informations qui transitent par la permanence. Dans sa tâche “constitution de dossiers”, il collecte des documents, étudie, rédige et assure le suivi. Quand il participe à l’organisation d’événements, il lui incombe de contacter les sponsors et de gérer les contacts de l’équipe à l’oeuvre. Au sein du P’tit Torê, il rédige les articles, apporte de temps en temps son appréciation sur les articles et dessine des caricatures. Julien fait également office de modérateur sur le forum publique du site Web, il écrit une partie du contenu Web. Le travail de permanence demande aussi de savoir orienter les étudiants vers les différents services mis en place pour les étudiants et de leur prodiguer certains conseils dans divers domaines. 



Utilisation du mail

La plupart des répondants affirment se servir assez régulièrement du mail pour leurs contacts Fédé. Certains envoient des mails à partir de leur adresse personnelle, ce qui dans certains cas manque de caractère officiel. En effet, seuls les permanents ont accès à l’adresse fede-ulg.org et au programme de mail disponible à partir d’un seul poste de travail. 
Souvent, c’est à eux que l’on confie la tâche de rédiger un mail au nom de l’association avec pour données: le message à rédiger puis à envoyer ainsi que le groupe de destinataires concerné. Quand le message est très officiel (contact avec le recteur, les médias ou les autorités politiques) une relecture est nécessaire pour que l’administrateur puisse vérifier ce qui est envoyé par le permanent. 

Céline nous explique qu’elle encode une partie des adresses Erasmus sur sa boîte personnelle mais qu’afin de toucher tous les erasmus elle envoie des mails à partir de la boîte Fédé accessible depuis le bureau de l’accueil. La liste des adresses est contenue dans un fichier texte. 

Geoffrey obtient la plupart des adresses mail via le portail ULg où se trouvent les coordonnées complètes de l’ensemble de la communauté universitaire. Comme la plupart des administrateurs, il écrit rarement directement à ses correspondants. 



Contacts externes et promotion

-Le P’tit Torê - journal de l’association tiré à 3000 exemplaires - reste un bon moyen de promouvoir certaines de nos activités ou de divulguer un message aux étudiants. Les journalistes sont des bénévoles de l’association (notons d’ailleurs que ces derniers utilisent intensivement le forum de coordination interne).

-Site Web: le site de la Fédé connaît un succès croissant depuis 1 an. En moyenne le site reçoit 10.000 visiteurs uniques chaque mois. C’est un bon moyen de promotion, nous avons pu en vérifier l’efficacité étant donné que nous recevons quelques réponses aux annonces publiées (notamment pour le recrutement de bénévoles).

-Communiqués de presse: lors d’événements importants ou de revendications émises par la Fédé, nous publions des communiqués de presse que nous faxons aux principaux acteurs des médias locaux et nationaux.

-Affichage: On envoie un message via le forum ou on demande par téléphone au permanent de créer une affiche et des flyers pour un événement. 

-Speech dans les amphithéâtres.

-Le bouche à oreille reste également un moyen efficace.

-Régulièrement: contacter les cercles ou les membres Fédé par téléphone. C’est, en général, un permanent qui s’en charge. 

-Quand un mail doit être envoyé à l’ensemble des étudiants ULg, nous devons en faire la demande auprès de l’administration des étudiants qui relaie ou pas notre message. 

-L’association ne possède pas sa propre mailing list dont pourrait faire partie tous les membres de la Fédé et les visiteurs du site Web. 

-Les administrateurs qui ont répondu à cette enquête identifient une certaine difficulté à contacter les représentants étudiants au sens large (les cercles, les délégués, les membres de l’Assemblée Générale Fédé). La mission principale de la Fédé étant de fédérer toutes les initiatives étudiantes, le problème est critique et doit être remédié assez vite. Il faut donc des procédures établies pour obtenir ces contacts, les mettre à jour et les utiliser.




Obstacles à la communication interne

Les deux assemblées manquent d’échange entre elles: Les administrateurs ont du mal à mobiliser les membres de l’assemblée générale. Ces derniers ne se sentent pas vraiment investis d’une tâche précise et leur rôle se limite dans certains cas à être présents aux 2 réunions de l’AG.

La mauvaise foi est souvent citée par les répondants. Cette mauvaise foi est selon eux principalement due à un manque de motivation à certains moments mais jamais n’est cité la rétention d’information.
Un certain absentéisme est constaté par quelques répondants. 




Ressources internes

Peu de bénévoles utilisent le serveur de fichier. En cause, un manque de lisibilité, une arborescence très compliquée. Seuls les permanents réutilisent certaines ressources présentes sur le serveur : logos, lettres, types, mises en page, dossiers, contacts, etc... Ces derniers reconnaissent que le serveur de fichier n’est pas très facile utiliser sans expérience.

Une limitation supplémentaire du serveur de fichier est qu’il n’est accessible que depuis les locaux du centre ville. Il n’y a pour l’instant pas d’accès à ces ressources depuis l’extérieur. Les membres de la Fédé fréquentant régulièrement les locaux du Sart-Tilman s’en plaignent.

Contrairement à la plupart des membres de l’AG, Céline utilise très souvent le serveur de fichier. Le répertoire de la commission erasmus est souvent tenu à jour et elle réutilise certains documents.

Julien déclare se servir très souvent des fichiers présents sur le serveur. Il identifie certaines de ces ressources: Lettres types, logos, historiques, dossiers, listings, annuaires, modèles de documents, ...




Evolution récente

Depuis que le forum de coordination interne fonctionne, l’information circule beaucoup plus rapidement selon la plupart des répondants. Ainsi un administrateur remarque qu’il a des nouvelles de l’ensemble de l’association au jour le jour au lieu d’obtenir ces informations lors du conseil d’administration hebdomadaire ou bi-mensuel. Il en découle une plus grande rapidité dans la prise de décision.
Les administrateurs et les permanents sont les auteurs de la majorité des posts présents sur le forum. Le forum pourrait rebuter les nouveaux membres selon certains répondants.

Comme les activités de l’association, le forum connaît des périodes très prolifiques tandis que le rythme s’essouffle en période de bloque par exemple. Il est également à noter que le forum de coordination est le terrain de débats parfois houleux mais de façon générale le respect des règles élémentaires n’est jamais transgressé et jamais le recours à la censure ou à l’exclusion ne s’est manifesté.

Certains utilisent les to-do lists mises à disposition de chacun sur le forum, d’autres le font sur papiers et quelques uns utilisent des logiciels sur pda ou portable.[/b]