Projet de révision du système de trésorie actuellement en place à la Fédé
par Mouflet et Cédric

Suite au nombreux problèmes de trésorie qui ont lieu depuis trop longtemps nous proposons un nouveau système.

Subsides cercles

Dans un premier temps les dossiers de subsidiation sont rentrés au CA. Celui-ci décide d'accorder ou non un certain montant.
Le permanent est informé du vote et du montant plafond que le cercle ne doit pas dépasser. Il prévient le responsable du cercle de l'acceptation ou non du dossier et des modalités pratiques à adopter pour obtenir le remboursement.
Les cercles doivent rentrer leurs justificatifs dans un délai de un mois à dater du moment où le dossier a été voté au CA. La délai ne doit également pas dépasser un mois à partir du moment d'émission de la facture la plus ancienne.
Le permanent effectue les paiements tous les mercredis afin que la somme soit versée sur le compte pour le lundi suivant.
Dans le cas où le montant plafond n'a pas été dépassé, le permanent verse la somme correspondant  à la somme des justificatifs valables.
Dans le cas où le montant planfond a été dépassé, le permanent verse la somme correspondant au montant plafond voté au CA.
Les justificatifs devront être classés dans une farde correspondant au compte fédé utilisé pour le transfert.

Factures et paiements

Celles sont envoyées au siège social de la Fédé, place du 20 août 24 à 4000 Liège. Elles peuvent également être envoyés par voie postale ou par courrier interne à l'institution universitaire. 
Dès réception, celles-ci sont déposées dans le casier du trésorier. Le trésorier dispose de deux casiers pour les classer. Les factures à payer directement sont disposées dans un casier avec un cachet « A payer » sur chacune d'elles. Les factures « en attente » sont disposées dans un autre casier afin de rassembler des informations suffisantes pour justifier leur paiement. Les factures refusées sont placées dans un classeur par le trésorier (cas exceptionnel)
Le permanent effectue les paiements des factures acceptées via un système de paiement électronique.

Achats en cash

Les souches justificatives des achats effectués en cash ou via une carte bancontact/mistercash doivent être rentrées et agraphées avec un explication écrite dans un casier spécifique. Le permanent tous les mercredis applique la même procédure de débours que celle des cercles (dossier COSOCU).

Défraiements internes

Le permanent adopte la même procédure que pour les subsides cercles.

NB : le système devra être adapté vu l'entrée en vigueur du décret participation
Dispositions générales


Le trésorier doit suivre les entrées et sorties des différents comptes afin d'informer le CA sur l'état financier de l'ASBL. 
Chaque opération sur un compte bancaire devra être notée par un permanent dans un livre journal spécifique à chaque compte bancaire.
Le trésorier devra également vérifier que les paiements ont été effectués à terme par le permanent et le blâmer si nécessaire.