[color=darkblue:3f33b87e51][size=18:3f33b87e51]Compte-rendu de la réunion du Conseil d’Administration Fédé
4 août 2005 – 19h00 - Maison de la Fédé[/size:3f33b87e51][/color:3f33b87e51]

Présents : 	Nathanaël Brugmans, administrateur ; Jérôme Leboutte, président ; Maxime Leclerc, administrateur ; Thomas Lesuisse, vice-président ; Marie Rapaille, administratrice ; Joffrey Wolfs, trésorier.

Invités :	Geoffrey Piette, président 2004-2005 ; Sylvain Quoilin, commission informatique ; Rafik Rassaa, président d’AG.

Excusés :	Stéphane Ramquet, administrateur ; Nicolas Schroeder, secrétaire.

[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]Séance ouverte à 19h10.[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]

[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]1. Bilan trésorerie[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]

A) ETAT ACTUEL

Joffrey rappelle la situation financière de la Fédé en terme de liquidités sur les comptes Fédé:

- Compte « frais fixes et fonctionnement » : 1.663,37 € au 28/07/2005

- Compte « paiement permanents » : 2.577,61 € au 19/07/2005

De ces sommes, il faut déduire les dépenses déjà effectuées ou à exécuter dans le courant de la semaine prochaine (approximations) :

- Salaire des permanents :2500 €

- Charges patronales : 600 €

- Frais ONSS juillet : 800 €

En conclusion, nos liquidités s’élèveront à environ 200 € d’ici à la semaine prochaine, ce qui est évidemment fort peu…

En ce qui concerne les comptes OTP (sur lesquels l’unif stocke de l’argent qu’elle reverse sur les comptes Fédé au fur et à mesure que l’on rentre des notes de débours), la situation est la suivante :

- OTP « frais de fonctionnement » : 4.088,96 €

- OTP « frais fixes » : 2.525,77 €

- OTP « paiement permanents » : 10.249,15 €

Normalement, cette réserve ne sera plus réapprovisionnée avant janvier. Or, elles seront à peine suffisantes pour couvrir les différentes dépenses envisagées au point suivant.
 
B) DEPENSES A VENIR D'ICI FIN SEPTEMBRE

- 5 drapeaux Fédé (commandés avant notre entrée en fonction): 1073 €

- Frais fixes (eau, gaz, électicité) pour le 3e trimestre 2005:	± 1000 €

- Charges ONSS pour 1e trimestre 2005 (pas encore payées) + 2e trimestre 2005: ± 5800 €

- Salaires des permanents pour le mois d’août: ± 2500 €

- P’tit Torê du mois d’octobre: ± 1100 €

TOTAL:	± 12000 €

Demande à Julien de faire bilan pour savoir où on en est au niveau des factures ONSS.

C) RENTREES FINANCIERES ENVISAGEABLES

L’accord passé entre l’université et Olivier Cant, ancien trésorier, prévoit un remboursement du préjudice de 12000 € sur trois ans. Si le premier versement a eu lieu, nous devrions percevoir la somme de 4000 €. Cependant, notre budget reste largement grevé par le détournement et les négligences des années précédentes (cf. PV du CA du 26/07/2005 http://adminforum.fede-ulg.org/viewtopic.php?t=1150 ). 

Etant donné que la Fédé et les étudiants de l’ULg n’ont pas à pâtir de ces manquements, le minimum est de demander à l’université le remboursement intégral des 12000 € détournées (comme déjà convenu lors du précédent CA). Problème : recteur et vice-recteur sont indisponibles jusque fin août, et sans leur accord préalable, nous n’obtiendrons rien. Toutefois, dans l’hypothèse où le remboursement de la somme par l’ULg nous serait refusé, il faudrait demander à l’ancien trésorier de s’acquitter de la somme directement auprès de la Fédé (en contractant un emprunt par exemple). Cela pourrait éventuellement se faire par la voie juridique, tout en sachant qu’il s’agit d’une procédure lente et que la solvabilité d’Olivier Cant n’est pas certaine.

Autres rentrées financières :

- Octroi d’un subside par l’ASBL « La Mâson » (déjà évoqué le 26/07)

- Solde des comptes Bénin, Côte d’Ivoire (environ 600 €)

- Solde du compte AEGEE : il s’agit d’un projet aujourd’hui clôturé, qui disposait d’un budget. Ce dernier n’a pas été complètement utilisé (il reste environ 3000 € sur leur compte). L’un des deux mandataires du compte, Christophe Nihon, est d’accord pour nous reverser l’argent. L’autre mandataire (sa compagne) était en vacances lors de notre dernier coup de fil. Il faudra les recontacter (tâche pour Julien).

- Rentrées publicitaires Guide Agenda (environ 2000 €)

- Revente du matériel photo

- Eventuels subsides octroyés par la Communauté Française depuis 2005. Contacter Thierry Zeller (membre du cabinet Simonet) pour en savoir plus. Thomas s’en charge.

- Demande d’une rallonge budgétaire à la CoSoCu (composée du vice-recteur et des 4 étudiants-adminstrateurs). De nouveau, pas avant septembre.

- Selon Geoffrey Piette, une rallonge budgétaire de 13000 € avait été obtenue en 2004-2005 à titre exceptionnel. Elle serait stockée sur un 4e compte OTP, jamais utilisé depuis.Demander à julien de se renseigner à ce sujet (mais avec les vacances, ça risque d'être difficile...).

D) DEMANDES DE SUBSIDES

Nathanaël rédige une lettre-type pour annoncer aux demandeurs que nous ne sommes pas à même de les subventionner pour le moment, et ce jusqu’à dans six semaines.

E) INVITATION DES ANCIENS

Une invitation a été adressée à Olivier Cant, Cédric Halin et Geoffrey Piette, membres du CA 2004-2005, afin d’obtenir explications et précisions sur les troubles connus l’an passé. Le premier n’a pas daigné répondre, le second n’a pas jugé utile de venir et le troisième est arrivé à 19h55.

Geoffrey nous informe que le reversement intégral de la somme détournée par l’ancien trésorier avait été proposé par l’université en échange d’une reprise par eux de la trésorerie Fédé. Ce marché avait été à l’époque refusé.

Geoffrey est ensuite interrogé à propos du déroulement des événements de l’an passé. Des problèmes sont survenus en février dans le paiement des permanents. Il a donc consulté l’état des comptes à ce moment et a constaté des « problèmes ».  Dès lors, il en informa Vinoj Schmetz et Cédric Halin, qui ont inspecté la trésorerie. Un réviseur fut convoqué par l’université ensuite, afin d’évaluer le préjudice. Olivier Cant a signé une reconnaissance de dette.

En ce qui concerne la reprise de la trésorerie par Vinoj Schmetz, elle est survenue début avril, car Olivier Cant n’était plus joignable depuis un certain temps.

Nous questionnons ensuite Geoffrey sur le manque de transparence dans le fonctionnement de la Fédé l’an dernier. Il le justifiera d’abord par la confiance accordée alors au trésorier de par son ancienneté. Il évoque ensuite les problèmes connus historiquement par la trésorerie Fédé, qu’Olivier Cant aurait mise au net lors de son premier mandat. Toujours selon lui, la gestion d’une trésorerie d’ASBL est souvent négligée car « personne n’y connaît rien » et aucun soupçon ne s’est porté sur Olivier Cant, vu « l’absence de preuves ».

F) REFORME DE LA TRESORERIE (non prévu à l'ordre du jour).

Nous avons la possibilité de transférer l'ensemble de notre trésorerie à l’administration de l’ULg (cf. point précédent). Si cette solution nous paraît compromettre l’indépendance de la Fédé par rapport aux instances universitaires, nous pourrions toutefois envisager de confier certains postes budgétaires aux soins de l’université. Ce procédé permettrait de nous décharger de plusieurs tâches comptables pénibles (frais fixes, paiement des permanents) et par conséquent d’alléger le budget Fédé. En contrepartie de cette concession, nous demanderions à l’Université quatre choses :

- Que l'engagement et la gestion des permanents reste du seul ressort de la Fédé, bien que leur salaire soit versé par l'université.

- Que les frais d'entretien de la maison, approximativement 3.000 euros par an, soient transférés du budget "frais fixes" au budget "frais de fonctionnement". Ce qui signifie que l'entretien de la maison continuerait à être géré par la Fédé.

- L’octroi de subsides supplémentaires suffisants pour terminer l’année civile (à savoir le remboursement des 12.000 euros détournés ainsi que la prise en charge par l'unif des charges ONSS que nous avons dû payer pour 2004, c'est-à-dire entre 6.000 et 10.000 euros).

- L’abandon du système OTP pour les postes budgétaires qui resteraient à notre charge (principalement les frais de fonctionnement). Le financement prendrait alors la forme de versements trimestriels directement sur les comptes Fédé (des versements trimerstriels évitent qu'une nouvelle équipe se retrouve, comme cette année, au mois de juillet avec 80% du budget dépensé). Ainsi, la Fédé ne devrait plus avancer de l’argent qu’elle se voit ensuite rembourser par l’université (système OTP). En gage de bonne foi, nous donnerons deux garanties : publication régulière de rapports du trésorier, transmis à l’AG ; inspection annuelle de la trésorerie Fédé par l’ULg. 

En résumé, ce nouveau système (à proposer pour 2006) permettrait d’avoir une comptabilité plus simple, plus souple et plus légère. Cette solution s’avèrerait à long terme bénéfique.
 
[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]2. Informatique[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]

[b:3f33b87e51]Forum interne[/b:3f33b87e51] : selon Sylvain, un administrateur unique est préférable. Il vaut mieux éviter que plusieurs personnes modifient la configuration du forum (cf. les quelques cafouillages de ces dernières semaines). Le forum « informatique pour les nuls », récemment supprimé, devrait être recréer pour permettre aux non-initiés de suivre les évolutions informatiques de la Fédé. Il est également question de rendre le forum interne plus accessible (tous les étudiants ? étudiants qui en font la demande ?).

[b:3f33b87e51]Nettoyage du serveur[/b:3f33b87e51] : urgent, il ne reste plus qu’environ 7 Go de libre. Des données privées sont stockées par certains membres et anciens membres. Ceux-ci viendront récupérer leurs datas bientôt, libérant un espace conséquent.

[b:3f33b87e51]Matériel[/b:3f33b87e51] :

- Olivier Cant dispose toujours d’un de nos ordinateurs, il faudrait le récupérer.

- Le graveur DVD détenu par Cédric Halin depuis décembre ( !!!) a été restitué.

- Le Bal ULg 2004 a perdu un ordinateur que l’on lui avait prêté. L’organisation était parfaitement assurée contre ce genre d’ennuis, et aurait dû percevoir de l’argent (ça n’a pas été le cas selon Sylvain). Que faire pour récupérer notre dû ? Personne ne sait.

- Les étudiants administrateurs disposent d’un de nos PC dans le local qui leur est réservé. Ils peuvent le garder, mais il ne faut pas oublier que ce matériel est là.

- Un projecteur appartenant à la Fédé est toujours à la Maison de la Laïcité.

- Il reste du vieux matériel dans le cagibi du deuxième étage. Il pourrait servir à remonter de nouveaux PC pour les cercles, par exemple. Par ailleurs, la clé de ce local devrait être consignée dans l’armoire de la trésorerie.

- Des écrans inutilisés pourraient être revendus (ils sont dans le cagibi).

- Il est question de monter un troisième ordinateur au Sart-Tilman afin de faire bénéficier les étudiants d’un accès internet. Pas de décision à ce sujet.

[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]3. Journée rangement et réorganisation.[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]

Point reporté au prochain CA.

[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]4. Clés de la maison.[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]

Problème : seuls 4 administrateurs sur 8 disposent d’une clé Fédé. Les anciens membres ont tous rendus leur clé, sauf Cédric Halin.

Interrogé à ce sujet, il a refusé de nous la rendre sous prétexte de son éventuelle implication dans l’organisation du bal de l’ULg 2005. Cela nous paraît inacceptable. Nous sommes évidemment disposés à mettre une clé à la disposition des organisateurs du bal, mais uniquement quand ils seront officiellement connus et pendant la durée nécessaire à la préparation de l’événement. Etant donné qu’aucune information de la commission « Bal ULg » ne nous est actuellement parvenue, personne ne peut disposer d’une clé pour ce motif. De plus, la détention d’une clé n’est pas utile pour accéder aux locaux : une permanence est assurée en semaine, et toute personne peut entrer et sortir librement.

Lors de sa visite (jeudi 4 août, peu avant ce CA auquel il était convié et où il n’est pas venu), Cédric Halin a cru bon d’ajouter que Jérôme n’avait lui-même pas rendu sa clé lorsque la précédente équipe le lui avait demandé. Cet argument est des plus malhonnêtes, les procès-verbaux de l’an passé pourront convaincre quiconque en douterait.

Cédric Halin a ensuite quitté brusquement les locaux.

Attendu que les administrateurs Fédé ont besoin de cette clé (l’achat de nouvelles clés n’étant pas souhaitable et onéreux), le Conseil d’Administration demande à l’unanimité la restitution de la clé détenue par Cédric Halin et charge les permanents de la récupérer à sa prochaine visite.

Par ailleurs, nous avons réussi à récupérer les clés des locaux du Sart-Tilman qu’il détenait (boîte aux lettres, bâtiment B8et local Fédé). Thomas les a en sa possession et les centralisera à l’avenir.

[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]5. Devis maison[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]
Reporté au prochain CA.

[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]6. Texte de présentation Fédé dans le guide agenda[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]
Thomas le rédige pour mercredi.

[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]7. Etudiants du Bénin[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]
Un étudiant béninois a répondu à un mail envoyé par la Fédé il y a… deux ans. A cette époque, une délégation d’étudiants de l’ULg s’était rendue au Bénin dans le cadre d’un projet culturel. Des représentants de l’époque avaient tenté de maintenir le contact, ce qui explique cette réponse tardive. Nous renverrons donc un mail sous peu, mais n’avons pas d’idée précise de la nature des contacts que nous pourrions (re)lier avec ces étudiants.

[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]8. Fontaine à eau et distributeurs Oxfam[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]
L’idée d’installer des fontaines à eau dans l’unif était proposée dans le programme de la liste « SAEL & Co » lors des dernières élections. Concrètement, ce genre de projet relèvera d’une des commissions Fédé créées prochainement. Par ailleurs, il était question d’installer une fontaine à eau à la Fédé (étant donné le départ prochain du distributeur Coca). Une société nous a contacté récemment, nous proposant une machine à l’essai pendant 15 jours sans engagement. Marie les recontactera.

Des distributeurs de boissons Oxfam étaient également suggérés. Marie se charge de les contacter également.

[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]9. Minerval intermédiaire[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]
Pas vraiment de nouvelles infos depuis l’entrevue avec le futur recteur Rentier. Le sujet sera de nouveau évoqué lors de notre prochain rendez-vous. Avant cela, Jérôme contactera des représentants de l’ULB (et de l’UCL ?) pour savoir ce qu’il en est précisément ailleurs pour les étudiants n'entrant pas dans les nouveaux critères d'obtention. Rafik prendra contact avec le service social pour qu’ils enjoignent les étudiants à ne pas payer tout de suite leur minerval intermédiaire. A ce sujet, voyez le compte-rendu de la rencontre avec Rentier: http://adminforum.fede-ulg.org/viewtopic.php?t=1209 .

[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]10. Engagement des nouveaux permanents[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]
Clôture des candidatures le 12 août. Il y aura un examen écrit et une entrevue. Nous en reparlerons lors du prochain CA.

[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]Calendrier[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]
Prochaine réunion du Conseil d’Administration le mercredi 17 août à 19h.

[i:3f33b87e51][b:3f33b87e51]Séance levée à 22h20.[/b:3f33b87e51][/i:3f33b87e51]