Avis aux administrateurs!!!

Jazztronaut a envoyé la convention pour le concert censé avoir lieu à la soundstation à la rentrée.
Les administrateurs sont priés par les co-chefs de lire entièrement ce qui suit et de donner leur avis (pour ou contre).






CAMPUS TOUR 2004
CONVENTION DE PARTENARIAT ENTRE 
JAZZTRONAUT ENT.,  l’Association Générale des Etudiants Liégeois (dénommé A.G.E.L) et la Fédération des étudiants de l’Université de Liège (dénommé F.E.D.E) – Liège 


Entre les soussignés,  d’une part

JAZZTRONAUT ENTERTAINMENT
BD Léopold II, 184 D
1080 Bruxelles
Tél : 02 / 456.04.60- Fax : 02 / 460.00.08
N° TVA : BE 477.562.177


dénommé ci-après le promoteur et, d’autre part,

Nom cercle / ASSOCIATION : A.G.E.L 
Adresse: BD De la Sauvenière 6, 4000 Liège
Président : Insaf Azizi
Vice Président : Fabian Pirard
Tel/Fax: 0497/450927
Entité juridique:  Association de faits

Nom cercle / ASSOCIATION : F.E.D.E 
Adresse: Place du 20 août 24 ; 4000 Liège
Président : Jean-Yves Pirenne
Vice Président: Olivier Cant
Tel/Fax:0498/351329
Entité juridique:  Association de faits



dénommé ci-après les organisateurs	




ETANT ENTENDU QUE :

Jazztronaut Ent. est seul propriétaire du concept de l’événement, du logo et de la dénomination“Campus Tour ” ;

Jazztronaut Ent. est propriétaire du festival dénommé “Campus Tour ” qui consiste, entre autres, en des concerts au sein de différentes universités en Belgique

L’A.G.E.L et la F.E.D.E sont les organisateurs de la soirée du vendredi 24 septembre faisant partie du cycle 2004

Jazztronaut Ent. a l’exclusivité des accords de partenariats avec des tierces parties dans le cadre de ce festival ;

Il a été convenu ce qui suit :

OBJET: 
Cet accord de partenariat a pour objet de définir clairement les conditions et modalités de partenariat à l’occasion du « Campus Tour » entre le promoteur, Jazztronaut Entertainment, et les organisateurs, l’AGEL et la FEDE - Liège


I.	L’A.G.E.L et la F.E.D.E-Liège
participent à l’événement dénommé “VW Campus Tour 2004”,
le vendredi 24 septembre 2004 de ………h à ……….
À la Soundstation
	
A cette occasion, l’A.G.E.L et la F.E.D.E-Liège s’engagent – en tant qu’organisateurs - :

A. LA COMMUNICATION

à assurer le placement des affiches (livrées par le promoteur) durant les 3 semaines qui précèdent l’événement (du lundi au vendredi) à raison de 3x par jour (matin-midi-soir)  
au sein des campus de l’Université de Liège (panneaux extérieurs, valves restaurants, cafés, librairies…) 
dans les établissements avoisinants (cafés, restaurants, librairies, commerces divers…)	

à assurer la distribution de flyers (livrées par le promoteur) durant les 3 semaines qui précèdent l’événement (du lundi au vendredi) à raison de 3x par jour (matin-midi-soir),
au sein et autour des campus de l’Université de Liège (cafés, restaurants, librairies, commerces universitaires divers…)

à fournir au plus tard le 15 août ses emblèmes ou logos en fichier digital (PDF ou JPEG, vectorisé) et ses coordonnées exactes qui figureront sur « affiches et flyers » en tant qu’éditeurs responsables (nom, rue, n°, code postal, ville)

à assurer une communication complémentaire et suffisante au sein du campus et mettre tout en œuvre pour rassembler un minimum de visiteurs égal à 75% de la capacité totale du lieu où se déroule la soirée. 


Louer/réserver et assurer financièrement une salle de concert 
au sein du campus ou aux alentours immédiats 
pouvant contenir entre 1000 et 1500 personnes
respectant les normes de sécurité 
entre autre les règles en matière de sortie de secours, accès pompiers, police, croix rouge,…
possédant une hauteur minimale de 5 mètres pour accueillir le podium des artistes de 6m sur 8m de large
 
>> 	La salle / chapiteau répondant à ces critères, sélectionnée 
par l’A.G.E.L et la F.E.D.E - Liège : la Soudstation 

Permettre le montage de la production dans le lieu à partir de 10h du jour de la manifestation et permettre un sound check. Le lieu sera aussi laissé à disposition 3 heures après la fin de la soirée afin de réaliser le démontage de la production technique

Adresse exacte du lieu :
Nom ou lieu dit : Soundstation
Rue : Pouplin/n° 6
Ville : Liège/ Code Postal : 4000
Nom du responsable de la salle ou du lieu : Jean-Yves Pirenne + Insaf Azizi
GSM 1 : 0498/351329
GSM 2 : 0497/450927

C. LA SOIREE

Gérer les caisses à l’entrée
présence d’un personnel suffisant pour toute la soirée et pour le nombre de personnes attendues
distribution de bracelets numérotés (livrés par le promoteur) à tous les participants afin de contrôler le flux, d’éviter la fraude, d’assurer un contrôle de sécurité et garantir le bon déroulement de la soirée
Exploitation du bar par la Soundstation mais supervisé par la FEDE et l’AGEL 
présence d’un personnel suffisant pour toute la soirée et pour le nombre de personnes attendues
service correct selon les qualités prévues légalement 
vente d’une gamme alcoolisée et non alcoolisée en concertation avec le promoteur
Gérer la sécurité
Engager un nombre suffisant de vigiles afin d’éviter tout incident 

>>	Plusieurs vigiles sont nécessaires, à savoir 
à l’entrée 
près de la scène
contrôle général	

Ces mêmes vigiles seront responsables du contrôle des bracelets à l’intérieur de la salle et veilleront à éviter toute fraude

Prévoir des barrières nadars en suffisance pour l’entrée, les bars et le podium 
Par ex. pour une tente de 60 x 30 : 50 nadars de 2.5m)
A prévoir 
les raccordements et puissances électriques suffisants pour la production artistique

1x 63 A tri et 1x 32A tri à proximité du podium
les arrivées d'eau + évacuation à proximité des bars 
pour le montage et le démontage de la production artistique 
une équipe de 8 personnes de 10h du matin jusqu’à la fin du démontage 
durant la totalité des concerts, 
une équipe « change over » de 5 personnes à disposition de l’équipe technique du promoteur, de 10h du matin jusqu’à la fin du démontage 
dans la mesure du possible, un local pouvant être utilisé pour la production du promoteur
comme backstage pour les artistes et l’équipe technique du promoteur
Assurer la présence de sanitaires (existants ou loués) en nombre suffisant 
En cas de location, des toilettes chimiques de type Dixie sont recommandées par le promoteur à l’organisateur (il faut compter 1cabine /100 personnes)
Assurer le nettoyage de la salle / chapiteau et sa remise en état selon le contrat de location établi entre le « loueur » et les organisateurs
A prendre en charge les autorisations et demandes de présences éventuelles requises (croix rouge, pompier, police), tout comme pour les matières de droits d’auteur (SABAM,…)

 

II. Jazztronaut Entertainment

A cette occasion, Jazztronaut Ent. s’engage – en tant que promoteur - :

A. LA COMMUNICATION

à fournir les affiches de la campagne « Campus Tour » en 4 couleurs, 3 semaines avant l’événement
à fournir les flyers de la campagne « Campus Tour » en 4 couleurs, 3 semaines avant l’événement
à fournir un max. de 1500 bracelets numérotés à distribuer à chaque participant en prévente ou à l’entrée de la salle. Ces bracelets serviront de contrôle pour l’organisateur. 

B. LA SOIREE 

1. Les artistes
à Prendre en charge le booking de deux groupes de musiques belges et d’un DJ pour la soirée du 24 septembre 2004
à payer chaque musicien selon la législation en vigueur 


2. Le matériel
à mettre à la disposition de la soirée et assurer financièrement 
le matériel sono nécessaire au déroulement du concert
le matériel lumière 
le podium 
à assurer une permanence technique pendant toute la durée du concert (du montage au démontage)





III. Conditions financières 

	 
L’entrée est fixée à 5€ TVAC. Sur chaque entrée vendue, 2€ seront versés au promoteur (Jazztronaut Entertainment) par les organisateurs
1500 bracelets numérotés seront remis à l’organisateur qui s’engage à remettre un bracelet à chaque participant, payant son entrée
Le promoteur se réserve le droit de vérifier  le port du bracelet par toute personne dans l’enceinte  et de demander - le cas échéant – l’expulsion des contrevenants
Tout bracelet donné gratuitement ou égaré par l’organisateur sera repris dans le décompte général des bracelets vendus (à savoir 2€ pour le promoteur
En fin de soirée, Jean-Yves Pirenne remettra la totalité des bracelets restant au responsable de Jazztronaut Ent. afin qu’un décompte puisse se faire sur place avec le promoteur 
Le calcul des entrées vendues ainsi que le paiement des 2€ par bracelets au promoteur se fera le soir même par Jean-Yves Pirenne
50 places gratuites sont prévues pour les partenaires du Campus Tour; ni le promoteur, ni les organisateurs ne jouiront d’un quelconque bénéfice pour ces 50 places.
Le cercle/association recevra 50 places ; ni le promoteur, ni les organisateurs ne jouiront d’un quelconque bénéfice pour ces 50 places.

Cet accord prendra effet à la signature et sera valable jusqu’au lendemain de l'édition 2004 du VW Campus Tour –Liège (à savoir le 25 septembre 2004) 

Cet accord ne confère aucun droit au cercle, pour les prochaines éditions ni sur la dénomination Campus Tour et/ou sur l’événement en tant que tel.

L’autorisation d’exploitation du concert, qui est l’objet de cet accord, ne peut en aucun cas être cédé ou concédé à une tierce partie, quelle qu’elle soit, sans l’autorisation expresse et écrite de Jazztronaut Ent.

En cas de non-respect du présent accord, Jazztronaut Ent. se réserve le droit de faire arrêter immédiatement le concert.

En cas d’annulation de la soirée par une des parties, celle qui annule prendra en charge les frais d’annulations et les frais déjà engagés pour l’organisation de la dite soirée.

Cet accord est conforme à la législation belge et, en cas de litige, les tribunaux de Bruxelles seront seuls compétents.

Fait en deux exemplaires à Bruxelles, le 23/08/2004.
Chacune des parties ayant reçu un exemplaire original.



Pour les Organisateur s					Pour le Promoteur
L’AGEL et la FEDE-Liège					Jazztronaut Ent.






Signature								Signature
Nom :								Nom : Marc Klein