Voilà l'explication sur mon mode de travail, et la façon dont la trésorerie est (doit être) gérée par la Fédé.

Pas besoin de préambules pour vous expliquer que la Fédé ne doit pas remplir un compte de résultats et un compte de bilan. Pourquoi? C'est dû à l'arrêté royal du 26 juin 2003 relatif à la comptabilité simplifiée de certaines associations sans but lucratif. (voir infra)

Selon la loi du 27 juin 2001, article 17, la Fédé ASBL ne peut pas être considérée comme une moyenne ou grande entreprise car les conditions pour ce faire ne sont pas remplies. Est une petite entreprise l'ASBL qui ne dépasse pas 2 des 3 critères suivants:

[quote:b8d07558f6]- 5 travailleurs engagés en moyenne annuelle (condition pas dépassée)
- 250.000 euros comme total de recettes, autres qu'exceptionnelles (pas dépassée)
- 1.000.000 euros pour le total du bilan (non plus)[/quote:b8d07558f6]

Quel est l'intérêt? Une petite entreprise est soumise à l'AR du 26/6/03, et peut tenir une [b:b8d07558f6]comptabilité simplifiée[/b:b8d07558f6]. Qu'est-ce à dire? 4 choses.
[i:b8d07558f6][quote:b8d07558f6]
1 - La Fédé doit tenir un inventaire des recettes et dépenses provenant des comptes à vue et des caisses. Ces mouvements sont inscrits sans retard, de manière fidèle et complète et par ordre de dates dans un livre comptable unique. Toute écriture doit s'appuyer sur une pièce justificative datée, et portant un numéro de référence.[/quote:b8d07558f6][/i:b8d07558f6]

L'inventaire des comptes est en réalité le livre bleu au format A4 qui se trouve dans mon casier, mais qui devrait se trouver dans l'armoire, bien à l'abri de tout quidam. L'inventaire de la caisse est consigné dans le petit livret "caisse", géré par nos permas.

Le livre bleu est divisé en 2 parties. Au début, le compte -70, qui sert à faire toutes les opérations bancaires. Au milieu, le compte -23, qui sert aux paiements de salaires, et avec lequel actuellement on ne sait pas faire de virement.

Plusieurs colonnes figurent dans ce livre-journal.

Date de l'opération/Numéro de l'extrait/Numéro de la Facture/Type d'opération/Entrées/Sorties/Solde/Note de débours

Le numéro de l'extrait est référencié dans la farde rouge de trésorerie. Sur chaque extrait en haut à droite, la correspondance peut être faite. De même pour les factures. Il n'y a qu'un seul intercalaire pour les factures, pour les extraits, il y en a un pour chaque compte.

Pourquoi faire cela? Simplement parce que si un réviseur d'entreprise réalise un audit, ou parce qu'à la fin de l'année, un vérificateur aux comptes doit être nommé (autre obligation légale pour les ASBL), il faut qu'il sache au plus vite à quelle facture correspond quel extrait. Il ne peut rien manquer, les calculs doivent démontrer qu'il n'y a aucun trou nulle part.

La colonne "Notes de débours" indique l'OTP et le numéro de la Note sur lesquels la dépense passe. Une note de débours qui n'est pas entourée dans le livre-journal signifie qu'elle n'a pas encore été remboursée par l'Université, mais qu'elle a été envoyée néanmoins. Copie est faite à la fin de la farde.

Vous remarquerez que tous les extraits sont présents dans la farde, qu'il n'y a aucun trou dans les comptes, et que toutes les dépenses et retraits sont justifiés et par les factures, et par les extraits. Rien ne sort du circuit pour autre chose que la Fédé. Il ne manque pas une facture depuis le début de mon mandat.

[quote:b8d07558f6]2 - La Fédé doit établir des comptes annuels, composés de

    a- L'état annuel des dépenses et des recettes
    b- Le résumé des règles d'évaluation
    c- Un inventaire des immobilisations, des créances et des dettes.[/quote:b8d07558f6]

 a- Ceci devra être fait fin décembre, à l'aide des extraits de compte, et certainement aussi grâce au programme SAP (que j'ai vraiment du mal à utiliser, j'avoue meme ne rien y comprendre)
 b- Idem
 c- Idem.
=> Remarque: Il faudra bientôt nommer un vérificateur aux comptes pour fin décembre (évidemment faudrait aussi pour cela que les status soient publiés, je pense). Je n'ai pas jeté d'oeil sur la farde trésorerie de Thomas, mais faisons lui confiance, j'espère que tout y figure, car effectivement, la vérification se fait pour la période de janvier à janvier.

[quote:b8d07558f6]3 - La Fédé doit établir un budget chaque année, et au plus tard six mois après la date de clôture de l'exercice social. Ce budget doit être soumis à l'Assemblée générale par le Conseil d'Administration pour approbation et du budget, et des comptes annuels (article 17 loi du 27/06/1921)[/quote:b8d07558f6]

Alors ici, je ne sais pas très bien comment ça fonctionne. Je n'étais pas à la dernière AG, je ne sais pas si le budget a été avalisé, ou s'il faut attendre que l'Univ l'ait avalisé d'abord. Quoi qu'il en soit, il est impératif que l'AG Fédé approuve le budget avant janvier 2007

[quote:b8d07558f6]4 - La Fédé doit conserver les pièces justificatives pendant minimum 10 ans.[/quote:b8d07558f6]

Euh ça, je veux meme pas savoir, je suis sûr qu'on ne l'a pas fait, ou au moins pas à 100%


A noter: Je dois remplir la déclaration d'impôts avant le 15 janvier 2007.

Je vous renvoie également à la notice Trésorerie que Thomas avait faite et postée sur ce Forum. Elle est très bien faite, je la complète ici juste avec quelques petites précisions pratiques que personne ne m'avait expliqué avant mon entrée en fonction, hormis ce cher Professeur Parent au cours de Droit des comptes annuels des entreprises.